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会展行业服务规范(五)

添加日期:2015-07-23 10:52:30  来源: 秘书处  点击数:933

4.5 观众管理

  4.5.1 观众邀请

  应制定普通观众和专业观众的邀请方案,印发信息明了、准确的观众邀请函,参见附录C。

  4.5.2 专业观众服务

  应制定专业观众服务流程,对到会的专业观众进行登记,并提供展会参观指南、观众登记表、展会证件、门票、展会会刊、展会引导、咨询等相关服务。

  专业性展览会邀请的专业观众的比例应达到总观众数的80%以上。

  4.5.3 专业观众调查

  举办单位应向专业观众开展问卷调查,调查内容应与展会的性质和特色相适宜。通过问卷调查了解:

  a) 观众所在单位业务性质;

  b) 观众感兴趣的产品和技术种类;

  c) 观众参会的主要目的;

  d) 观众在产品购买中的角色;

  e) 观众从什么渠道得知本展会的信息;

  f) 对本次展会那些服务满意等。

  4.6 其他服务要求

  4.6.1 发布招展信息

  4.6.1.1 招展信息应当以主办单位或组委会名义发布。承办单位未经授权不得擅自发布招展信息。

  4.6.1.2 招展信息的内容应包括展览名称、展览主题、展览范围、展览时间、展览地点、主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。

  4.6.1.3 招展信息应当客观、真实,与展览内容相一致。未征得相关单位的同意,不得在招展信息中将该单位列为举办单位或参与主体。

  4.6.1.4 对尚未签订场馆租用协议的举办单位,应当在招展信息中以显著方式注明;国际展览尚未获得审批的,应当在招展信息中以显著方式注明。

  4.6.1.5 招展信息发布后,举办单位一般不得变更展览名称、展览主题、展览范围和展览时间等展览事项。有正当理由确需变更的,应当立即告知参展商,并以适当方式公布理由。

  4.6.1.6 举办国际展览的主办单位应当按照审查确定的内容组织实施,有正当理由确需变更内容的,应当向相应的审批部门办理变更手续。

  4.6.2 指定代理商

  DB33/T 770—2009

  举办单位应按展会的要求制定代理商的选择、评价和重新评价的准则,对代理商提供产品或服务的能力进行选择和评价,并记录评价结果及评价所引起的任何必要的措施。代理商的选择评价内容可参见附录D。

  经评价合格的代理商,应与举办单位签定服务协议或合同,承诺在合同有效期内接受举办单位的监督管理,纠正服务中的过失,同时承担相应的民事责任。

  4.6.3 发放参展手册

  参展手册应在展会开幕前适当的时间寄给参展商,也可将其内容发布在展会的专门网站上供参展商阅览和下载,如果展会有海外参展商,还应翻译成外语文本。

  因情况发生变化而需对手册进行修改和补充的,应在参展手册上予以说明,并将此作为参展合同的有效组成部分。

  4.6.4 证件与门票管理

  4.6.4.1 展会证件

  应根据展会需要设计展会证件,包括参展商证、布(撤)展证、展品证、专业观众证、贵宾证、媒体证、工作证、停车证等。

  证件应方便佩带及安放。

  4.6.4.2 展会门票

  如展会对普通观众开放并出售门票,举办单位应设置门票出售点,以便普通观众购买,并注意售票点的引导和安全。

  4.6.5 接待媒体

  展会前需要举行新闻发布会或说明会的,举办单位应负责媒体记者的邀请,同时受理采访申请,有计划地做好对媒体记者的接待服务,包括:

  a) 组织好新闻通稿的撰写;

  b) 必要时,在展会现场开辟适当的区域作为展会的“新闻中心”或媒体接待处供各媒体记者使用;

  c) 新闻中心应配备电脑、传真机、写字台、纸笔等办公设备,并供应咖啡、茶水以及小点心等;

  d) 新闻中心应提供有关展会的介绍资料,如展会的办展背景、行业概况、展会特点、相关活动安排计划及展会的相关数据等;

  e) 负责接待媒体记者的工作人员应经过相关培训,熟悉掌握展会各种情况,能随时回答记者提出的有关展会的各种问题;

  f) 引导或协调记者现场采访活动。

  4.6.6 举行开幕式

  展会举办单位应按制定的开幕式流程举行开幕式,邀请相关领导出席,并确保开幕式安全有序。

  4.6.7 编制会刊

  必要时,举办单位在展会前可将所有参展商的有关信息编制成会刊并发放,为参展商提供宣传服务。

  4.6.8 组织表演、比赛及其他相关活动

  必要时,举办单位应根据策划安排组织表演、比赛以及其他相关活动。活动的安排不应对参展商的展出效果产生不利的影响,不应妨碍观众的参观。

  应制定活动现场安全防范措施和现场秩序维护办法,并有危机处理方案或相关的应急预案。

  4.6.9 安全管理

  4.6.9.1 承办单位应根据国务院《大型群众性活动安全管理条例》规定制定安全工作方案,并在展会开幕的20 日前向当地政府公安机关提出安全许可申请,申领《公共场所治安许可证》和《消防安全检查意见书》。

  4.6.9.2 安全工作方案内容包括:

  a) 活动的时间、地点、内容及组织方式;

  b) 安全工作人员的数量、任务分配和识别标志;

  c) 活动场所消防安全措施;

  d) 活动场所可容纳的人员数量以及活动预计参加人数;

  e) 治安缓冲区域的设定及其标识;

  f) 入场人员的票证查验和安全检查措施;

  g) 车辆停放、疏导措施;

  h) 现场秩序维护、人员疏导措施;

  i) 应急救援预案。

  4.6.9.3 承办单位应具体负责下列安全事项:

  a) 开展大型群众性活动安全宣传教育;

  b) 保障临时搭建的设施、建筑物的安全,消除安全隐患;

  c) 按照负责许可的公安机关的要求,配备必要的安全检查设备,对参加展会的人员进行安全检查,对拒不接受安全检查的,承办者有权拒绝其进入;

  d) 按照核准的活动场所容纳人员数量、划定的区域发放或者出售门票;

  e) 落实医疗救护、灭火、应急疏散等应急救援措施并组织演练;

  f) 对妨碍大型群众性活动安全的行为及时予以制止,发现违法犯罪行为及时向公安机关报告;

  g) 配备与展会安全工作需要相适应的专业保安人员以及其他安全工作人员;

  h) 为展会的安全工作提供必要的保障。

  4.6.9.4 应监控布展的消防要求是否得到落实,安全施工要求是否得到贯彻,对不符合要求的要求及时整改。

  4.6.9.5 布展完毕,应邀请消防和安保部门对所有的展位进行一次全面系统的检查,保证布展符合GB50222 的消防安全要求,消除展会现场可能的安全隐患。

  4.6.9.6 对举办大型展览可能影响周边区域的交通和环境的,应当事先将举办展览的时间、地点、规模等相关信息向公安、消防、交通、卫生、防疫等部门报告,并接受其指导。

  4.6.9.7 发生刑事、治安案件或者意外灾害事故时,应当采取应急措施,配合公安部门进行处理。

  4.6.10 投诉处理

  4.6.10.1 对展会期间在展馆范围内可能发生的有关知识产权、合同纠纷、服务态度、产品质量、产品价格等方面的投诉事件,应制定现场投诉处理程序,设立投诉接待站,公布投诉电话,建立投诉跟踪和信息反馈制度。

  4.6.10.2 对受理的消费者投诉,举办单位应负责与被投诉的参展商协调,落实好产品质量三包责任。

  4.6.10.3 应对当届展会有关投诉数据进行统计分析,并将涉嫌侵权参展商向有关部门通报。

  4.6.10.4 必要时,可邀请当地政府有关行政执法部门驻会参加投诉站的工作。

  4.6.11 知识产权保护

  举办单位在与参展商签订安全参展合同时,应按《展会知识产权保护办法》及世界贸易组织(WTO)与贸易有关的知识产权协定的规定将知识产权内容列入,并明确侵权者无条件退出展会。

  必要时,举办单位可在展览现场设立知识产权侵权投诉接待机构。

  4.6.12 展会总结与评估

  4.6.12.1 总结

  承办单位应在展会结束1个月内将详细的展会总结报告报送主办单位,并抄报归口管理单位。报告内容包括:

  a) 展会规模;

  b) 展商数量;

  c) 主要参展单位和重要人员;

  d) 主要参观单位和重要人员情况;

  e) 展会成果;


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